Délibérations et comptes rendus municipaux depuis le 14 septembre 2014
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Ce que dit la loi sur les Conseils Municipaux
Les séances du conseil municipal
Articles L. 2121-7 à L. 2121-22 ; articles L. 2121-23 à L. 2121-25 ; articles L. 2121-27 et L. 2121-27-1 du CGCT
Dispositions générales
Le conseil municipal se réunit au minimum une fois par trimestre sur convocation du maire. Par ailleurs, le maire peut réunir l’assemblée délibérante de sa propre initiative chaque fois qu’il le juge utile. En outre, il est tenu de réunir le conseil municipal dans un délai maximal de trente jours suivant la demande motivée :
• du représentant de l’Etat dans le département (ce délai peut être réduit à la demande du représentant de l’Etat en cas d’urgence).
• du tiers au moins des conseillers municipaux en exercice dans les communes de 3 500 habitants et plus.
• ou de la majorité des membres du conseil municipal dans les communes de moins de 3 500 habitants.
Le conseil municipal se réunit et délibère à la mairie. Il peut également délibérer, à titre définitif, dans un autre lieu situé sur le territoire de la commune à condition que ce lieu ne contrevienne pas au principe de neutralité, qu’il offre de bonnes conditions d’accessibilité et de sécurité et qu’il permette la publicité des séances. Naturellement, les habitants doivent être informés du changement de lieu par tout moyen à la convenance de la commune.
Convocation du conseil municipal
Toute convocation est faite par le maire. Elle est adressée au domicile des conseillers municipaux, sauf s’ils ont fait le choix d’une autre adresse. Elle peut être envoyée également sur une adresse électronique après accord du conseiller municipal concerné.
Le délai à respecter entre la date d’envoi de la convocation et celle de la réunion est de trois jours francs dans les communes de moins de 3 500 habitants et de cinq jours francs dans les autres communes. En cas d’urgence, ce délai peut être abrégé par le maire sans, toutefois, être inférieur à un jour franc ; dans ce cas, dès l’ouverture de la séance, le conseil municipal doit se prononcer sur l’urgence invoquée par le maire.
La convocation doit être écrite, sous quelque forme que ce soit, indiquer tous les points de l’ordre du jour, être mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée.
Dans les communes de 3 500 habitants et plus, une note explicative de synthèse sur les affaires qui seront délibérées doit être jointe à la convocation.
Règlement intérieur L’adoption d’un règlement intérieur n’est pas obligatoire dans les communes de moins de 3 500 habitants.
En revanche, le conseil municipal des communes de 3 500 habitants et plus doit établir son règlement intérieur dans les six mois qui suivent son installation. Cet acte fixe les règles de fonctionnement de l’assemblée délibérante dans le cadre des dispositions prévues par le CGCT.
Il doit préciser par ailleurs :
• les modalités d’organisation du débat d’orientation budgétaire qui doit se dérouler deux mois avant le vote du budget.
• les modalités de la consultation par le conseil municipal des projets de contrat de service public ou de marché.
• les règles relatives aux questions orales des conseillers municipaux (présentation, examen, fréquence…).
• les modalités d’expression, dans le bulletin municipal des conseillers municipaux n’appartenant pas à la majorité municipale (voir « droits de l’opposition).
De plus, le règlement intérieur doit fixer les règles de présentation et d’examen de la demande de constitution de la mission d’information et d’évaluation intéressant les conseillers municipaux, dans les communes de 50 000 habitants et plus, et préciser les modalités de son fonctionnement et de sa composition dans le respect du principe de la représentation proportionnelle, la durée de la mission (limitée à six mois maximum) ainsi que les conditions de remise de son rapport aux membres du conseil municipal (voir « les attributions du conseil municipal »).
Le règlement intérieur peut être déféré devant le tribunal administratif. Présidence – Police – Quorum – Secrétariat – Déroulement des séances et vote.
Les séances du conseil municipal sont présidées par le maire ou par celui qui le remplace. Il ouvre la séance, dirige les débats et les déclare clos lorsque l’ordre du jour est épuisé.
Lorsque le compte administratif du maire est débattu, le conseil municipal désigne un président ; le maire peut assister à la discussion (même s’il n’est plus en fonction) mais il doit se retirer au moment du vote du compte.
Le maire a seul la police de l’assemblée et peut faire expulser de l’auditoire ou arrêter tout individu troublant l’ordre public. En cas de crime ou de délit, il doit dresser procès-verbal et saisir immédiatement le procureur de la République.
Au début de chaque séance :
• le maire doit s’assurer que le quorum est atteint. En effet, le conseil municipal ne délibère valablement que si la majorité des membres en exercice est présente. Si le quorum n’est pas atteint, le conseil municipal est à nouveau convoqué à trois jours au moins d’intervalle. Il délibère alors valablement sans condition de quorum.
• le conseil municipal nomme un ou plusieurs secrétaires de séance. L’assemblée délibérante peut, le cas échéant, désigner un ou plusieurs auxiliaires à ce ou à ces secrétaires (le directeur général ou le directeur général adjoint par exemple) ; ces auxiliaires assistent aux débats mais ne doivent pas participer au vote.
Les débats du conseil municipal sont publics et peuvent, par ailleurs, être retransmis par des moyens de communication audiovisuelle. Le public doit s’abstenir de toute intervention ou de toute manifestation.
Toutefois, sur la demande de trois membres ou du maire, le conseil municipal peut décider, sans débats, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, de se réunir à huis clos. Une délibération prise à huis clos sans que le conseil municipal l’ait décidé préalablement est entachée d’illégalité. Le Conseil d’Etat a admis que la présence du secrétaire de mairie, dans la salle du conseil municipal siégeant à huis clos, n’est pas de nature à entacher les délibérations d’illégalité dans la mesure où cette présence n’influence pas le vote de l’assemblée délibérante.
Le conseil municipal peut voter selon trois modes de scrutin :
• le scrutin ordinaire à main levée ou par assis et levés.
• le scrutin public a lieu, à la demande du quart des membres présents, soit par bulletin écrit, soit par appel nominal. Le registre des délibérations doit comporter le nom des votants ainsi que l’indication du sens de leur vote.
• le scrutin secret a lieu lorsqu’un tiers des membres présents le réclame ou s’il y a lieu de procéder à une nomination ou à une présentation. Dans ce dernier cas, il s’agit d’une élection à trois tours de scrutin (si aucun des candidats n’a obtenu la majorité absolue après deux tours de scrutin secret, il est procédé à un troisième tour de scrutin et l’élection a lieu à la majorité relative ; à égalité de voix, l’élection est acquise au plus âgé). Sauf disposition législative ou réglementaire prévoyant expressément ce mode de scrutin, le conseil municipal peut décider, à l’unanimité, de ne pas procéder au scrutin secret en cas de nomination ou de présentation.
En cas d’absence, un membre du conseil municipal peut donner pouvoir à un autre membre du conseil municipal pour voter en son nom. Un même conseiller ne peut être porteur que d’un seul pouvoir. Un pouvoir n’est valable que pour trois séances consécutives, sauf en cas de maladie dûment constatée.
Les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés : en cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante, sauf dans le cas du scrutin secret. Elles doivent être signées par tous les membres présents à la séance ; à défaut, mention est faite de la cause ayant empêché le ou les conseillers de signer.
Commissions municipales
Au cours de chaque séance, le conseil municipal peut former des commissions chargées d’examiner des questions soumises au conseil soit par l’administration, soit à l’initiative d’un de ses membres. Elles portent sur des affaires d’intérêt local dans les domaines les plus divers : social, enseignement, urbanisme, environnement, habitat, … Ces instances sont convoquées par le maire, qui en est président de droit, dans les huit jours suivant leur constitution ou à plus bref délai sur la demande de la majorité des membres qui les composent.
Afin de permettre l’expression pluraliste des élus au sein de l’assemblée municipale, la composition des différentes commissions doit respecter le principe de la représentation proportionnelle dans les communes de 1000 habitants et plus, un siège au minimum revenant à chaque composante du conseil. Les commissions d’appel d’offres et les bureaux d’adjudication sont composés au scrutin de liste à la représentation proportionnelle au plus fort reste ainsi qu’il est précisé dans le code des marchés publics.
Publicité des délibérations
Les délibérations du conseil municipal sont portées à la connaissance du public grâce au compte rendu et au registre des délibérations. En outre, les communes de 3 500 habitants et plus sont tenues à certaines obligations de publicité.
Le compte rendu doit être affiché sous huitaine suivant la séance du conseil municipal. Il reprend, pour l’essentiel, les délibérations du conseil municipal.
S’agissant des registres des délibérations, les feuillets où sont transcrites les délibérations doivent être cotés, paraphés par le maire, numérotés éventuellement de façon manuscrite, et faire mention du nom de la commune et de la date de la séance du conseil municipal. Pour assurer une meilleure conservation des registres communaux, le collage des feuillets mobiles sur les registres est prohibé.
Il est désormais obligatoire de procéder à la reliure des feuillets dans les registres. Dans l’attente de reliure, il convient d’assurer une conservation des feuillets mobiles garantissant leur accès par les seules personnes habilitées (cf. R. 2121-9 et circulaire NOR IOCB1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements). L’ensemble de ces prescriptions permettent également de sécuriser la consultation des registres des délibérations par les administrés dans les conditions prévues par la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public, et notamment son article 4, qui prévoit une consultation sur place gratuite ou, sous réserve que la production ne nuise pas à la conservation du document, par délivrance de copies en un seul exemplaire, aux frais de la personne qui les sollicite.
La rédaction des délibérations insérées dans le registre doit être identique à celle des délibérations transmises au préfet ou au sous-préfet selon le cas. Le maire ne peut agir qu’en vertu d’une délibération devenue exécutoire sous peine d’annulation de ses actes par le juge administratif.
Dans les communes de 3 500 habitants et plus, le dispositif des délibérations à caractère réglementaire doit être publié dans un recueil des actes administratifs qui doit être diffusé régulièrement et, en tout état de cause, le plus rapidement possible après la prise des actes.
Les délibérations approuvant une convention de délégation de service public ainsi que le dispositif de celles prises en matière d’interventions économiques, selon les dispositions du CGCT, doivent faire l’objet d’une insertion dans une publication locale diffusée dans la commune.
